En este post no vamos a profundizar en legislación... no obstante:
"Desde el pasado lunes 13 de Mayo, se encuentra en vigor la nueva ley que obliga a toda empresa a tener un registro de la jornada de sus empleados"
Como sabemos Office 365 o Microsoft 365 (de este último producto hablaremos en siguientes post) dispone de una serie de herramientas que potencian la colaboración y productividad de los usuarios.
En las siguientes líneas vamos a ver como podemos implementar una solución para la gestión del registro de la jornada de nuestros empleados usando Office 365. Esta "aplicación" nos permitirá el registro tanto de entrada o salida, fecha y hora, además de localización exacta del evento, todo ello usando un dispositivo móvil mediante un "botón".
Como vamos a ver, los pilares de la solución son:
- Un libro Excel Online - Donde se registraran los eventos del usuario en cuestión
- Un Site SharePoint Online - Donde se almacena y se accede el archivo basado en Excel Online
- Un par de flujos de Microsoft Flow - Necesarios para el recordatorio del registro de jornada y para el propio registro de entrada y salida al trabajo.
A continuación vamos a describir las partes principales para que esta aplicación sea funcional.
En primer lugar debemos disponer de un archivo Excel online, formateado con los campos que nos interesan:
En segundo lugar un repositorio compartido en nube, en nuestro caso un sitio de SharePoint Online con los permisos de acceso adecuados:
En tercer lugar un par de Flow configurados adecuadamente, el primero de ellos nos recordara mediante notificación push al móvil que debemos registrar entrada o salida al trabajo. El segundo Flow, basado en botón, nos permitirá registrar el evento (Entrada o salida), la ubicación "Manual" mediante lista desplegable de opciones y la ubicación real o GPS mediante la localización 👀
En cuarto lugar debemos tener instalada la App de Microsoft Flow en nuestro dispositivo móvil, disponible en Google Play o bien App Store de IOS.
IMPORTANTE: La app debe disponer de acceso a notificaciones y ubicación mientras se usa.
Bien, hora de probar la solución:
Si todo ha ido bien, deberemos recibir esta notificación push diariamente, tanto a la hora de entrada como salida estipuladas:
Siendo aplicados, usaremos el "botón" de Flow para registrar bien nuestra entrada o salida, además de ubicación manual disponible en las opciones que se presentan (Este paso sería adicional, como antes se ha nombrado, la ubicación se registrará dependiendo nuestra ubicación real con la dirección exacta, población y código postal)
Desde la app móvil Flow, accedemos a "Botones" para registrar el evento en cuestión y la ubicación que nuestro administrador ha puesto a disposición mediante lista de opciones:
Completamos ambos desplegables con evento y ubicación:
Aceptamos y si todo ha ido bien quedará registrado y recibiremos la notificación correspondiente:
Y en el archivo Excel Online se podrá ver el resultado:
El/la administrador/a podrá dar seguimiento y tratar como le interese esta base de datos de registro fácilmente gracias a Excel Online.
Por otro lado y como medidas de seguridad, cada vez que se intenta eliminar una fila, descargar, compartir etc... este archivo en cuestión, los Admin de la solución reciben una alerta mediante correo electrónico.
!Sed felices registrando vuestra jornada laboral!
No hay comentarios:
Publicar un comentario